Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutin minunpolkuni.fi-verkkopalvelun tietoja koskeva tietosuojailmoitus

Tämä tietosuojailmoitus koskee minunpolkuni.fi -osoitteen verkkopalvelua ja sen kävijöiden tietoja, joita siinä kerätään ja käsitellään.

Rekisterinpitäjä

Oulu yliopisto
Kerttu Saalasti Instituutti
90014 OULUN YLIOPISTO

Käsittelytyötä valvova yksikkö

Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutti.

Viestintäasiantuntija Minna Kilpeläinen, minna.kilpelainen(at)oulu.fi.

Yliopiston tietosuojavastaava: dpo(at)oulu.fi

Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään? 

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus on Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutin (myöhemmin OY KSI) minunpolkuni.fi-verkkopalvelun tekninen ja sisällöllinen ylläpito ja kehitys sekä verkkopalvelun toiminnallisuuden kehitys ja kohdentaminen.

Mikä on käsittelyn oikeusperuste?

EU:n tietosuoja asetuksen 6 art. 1. c) mukaisesti käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oulun yliopisto täyttää yliopistolain 2§:ssa annettua lakisääteistä tehtävää yleiseen etuun perustuen, kun se tutkii, opettaa ja harjoittaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta.

EU:n tietosuoja-asetuksen 6 art. 1. a) mukaisesti rekisteröity on antanut suostumuksensa.

Verkkopalvelun käyttäjä antaa luvan tietojensa käyttöön evästeistä kertovan ponnahdusikkunan avulla.

Miten tietojasi käsitellään?

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä. Lokimerkintöjä käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen.

Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutin minunpolkuni.fi-verkkopalveluun tallentuu kolmansien osapuolten palveluiden evästeiden tallentamia tietoja. Kävijän päätelaitteelle tallennetaan kolmansien osapuolten palveluiden evästeitä, joilla voidaan kerätä anonyymeja tietoja kävijästä ja hänen päätelaitteesta ja verkkopalvelumme käytöstä.

Verkkopalvelun käyttötiedon mittaamiseen ja kerättyjen tietojen analysointiin käytetään Matomo-työkalua (https://matomo.org/). Matomo ei luovuta dataa kolmansille osapuolille. 

Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutin minunpolkuni.fi-verkkopalvelun sivuilla on mahdollisesti kolmansien osapuolten yhteisöliitännäisten palvelu, Youtube. Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutin minunpolkuni.fi-verkkopalvelussa olevat kolmannen osapuolen ylläpitämät liitännäiset latautuvat palveluiden omilta palvelimilta. Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutin minunpolkuni.fi-verkkopalvelu ei lähetä asiakkaiden tietoja sosiaalisten laajennusten kautta.

Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutin minunpolkuni.fi-verkkopalvelussa oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen omia käyttö- ja muita ehtoja.

Evästeistä tiedotetaan ja niihin pyydetään lupa erillisen ponnahdusikkunan avulla.  

Lue lisää evästekäytännöistä: https://www.viestintavirasto.fi/kyberturvallisuus/tietoturvaohjeet/palveluidenturvallinenkaytto/evasteet.html

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutin minunpolkuni.fi-verkkopalvelu kerää käyttäjistään tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta seuraavia tarpeellisia tietoja. Palveluiden käytöstä havainnoidut ja johdetut tiedot:

• OY KSI kerää muun muassa evästeiden avulla tietoa verkkopalvelun käyttäjistä. Eväste on käyttäjän selaimelle lähetettävä pieni tekstitiedosto, joka yleensä sisältää anonyymin tunnistenumeron, evästeellä ei vahingoita päätelaitetta.
• Sivujen käytöstä tilastoidaan esimerkiksi käyttäjämäärä, käyttömaa, käyttöaika ja käytetty selain sekä sisällöt, joissa kävijä on vieraillut. Lisäksi tilastoidaan se, onko käyttäjä OY KSI:n sisäinen vai ulkoinen käyttäjä. 
• Matomon kautta kävijöiden liikkeitä sivulta toiselle voidaan katsoa kävijäprofiilin kautta (ID:n perusteella), mutta heistä ei tallennu henkilötietoja (kuten IP-osoitteita, sijainteja tai nimiä).

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Siirrämme henkilötietoja ainoastaan Oulun yliopiston organisaation sisällä ja vain siinä laajuudessa, kuin se on verkkopalvelun teknisen ylläpidon ja kehittämisen sekä verkkopalvelun sisällön viestinnän ja markkinoinnin ylläpidon, analysoinnin, kehittämisen ja kohdentaminen kannalta tarpeen. Henkilötietoja käsittelevät Oulun yliopiston viestintä-, markkinointi- ja yhteiskuntasuhteet -yksikkö, Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutin viestintävastaavat sekä muut verkkopalvelun sisältöjä ylläpitävät yksiköt.

OY KSI luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita Oulun yliopistolle tämän tietosuojailmoituksen määrittelemissä tarkoituksissa. Yliopisto voi jakaa anonyymeja tietoja kolmansien osapuolten kanssa, jotka avustavat yliopistoa verkkopalvelun kehittämisessä ja vikatilanteiden selvittämisessä.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

Osa kolmannen osapuolen tarjoamista palveluista voivat sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa.

OY KSI ei vastaa siitä, jos käytät kolmansien osapuolten palveluja sen verkkosivujen kautta (Youtube).

Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään sivuston ylläpitämisen ajan eli 5 vuotta VÄKEVÄ-hankkeen päättymisen jälkeen (maaliskuu 2023), jonka jälkeen sivuston ylläpidon jatkuminen tarkistetaan.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy tietoihin
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua 
• Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
• Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
• Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun Toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta (https://tietosuoja.fi/etusivu).

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.